Interne audit op ISO 45001

Clausule 9.2 vraagt dat je op geplande tijdstippen interne audits uitvoert op je hele arbomanagementsysteem, met een vastgestelde scope en vastgestelde auditcriteria. De auditor moet objectief en onpartijdig zijn ten opzichte van het onderdeel dat hij beoordeelt, de resultaten moeten worden gerapporteerd aan de betrokken leidinggevenden en aan de directie, en je moet de uitvoering van het auditprogramma en de bevindingen kunnen aantonen. De norm schrijft geen frequentie voor: je bepaalt zelf, op basis van risico's en eerdere resultaten, hoe vaak welk onderdeel aan bod komt.

In de praktijk werkt een jaarlijkse auditronde voor de meeste organisaties goed, verdeeld over het jaar en afgerond voor de directiebeoordeling en de externe audit. Onderdelen met een hoog risico of met bevindingen uit de vorige ronde plannen we vaker. Na een ernstig incident, een grote wijziging in je werk of een nieuwe locatie is een extra audit op dat specifieke onderdeel verstandig, ook als het programma dat niet voorschrijft.

Nee, dat zijn twee verschillende dingen die vaak worden verward. Het toetsen van de RI&E is een wettelijke eis uit de Arbowet en wordt gedaan door een gecertificeerde kerndeskundige, bijvoorbeeld een hoger veiligheidskundige, die beoordeelt of je risico-inventarisatie volledig en betrouwbaar is. De interne audit is een eis uit ISO 45001 en beoordeelt of je hele managementsysteem werkt, waarvan de RI&E één onderdeel is. Je hebt ze dus beide nodig, en ze kunnen niet elkaars plaats innemen.

Iedereen die competent en onafhankelijk is van het beoordeelde onderdeel. De norm eist geen dienstverband en ook geen specifiek diploma, maar wel aantoonbare bekwaamheid: kennis van de norm, van auditvaardigheden en van de arbowetgeving en risico's die op jouw werk van toepassing zijn. Wat de norm niet toestaat, is dat iemand zijn eigen werk beoordeelt. Wij worden daarom vaak ingezet naast een interne auditor: die doet de onderdelen waar hij niet zelf over gaat, wij doen de rest.

Ze zijn er in elk geval onmisbaar bij. Clausule 5.4 vraagt om consultatie en participatie van medewerkers bij onder meer het bepalen van beheersmaatregelen en het onderzoeken van incidenten, en of dat echt gebeurt kun je alleen vaststellen door met hen te praten. In onze audits vormen die gesprekken de kern. De toon is open en professioneel: het is geen examen voor je mensen, en wat zij vertellen gebruiken we niet om iemand aan te wijzen maar om te zien waar het systeem schuurt.

Ja, en dat scheelt aanzienlijk in belasting. ISO 45001 en VCA overlappen sterk op de uitvoerende kant, zoals werkplekinspecties, toolboxen, keuringen en incidentregistratie. ISO 9001 en ISO 14001 delen de systeemkant: directiebeoordeling, documentbeheer, verbeteracties en de auditsystematiek zelf. Door gecombineerd te auditen wordt dezelfde vraag niet drie keer gesteld en houd je één samenhangend systeem in plaats van losse stapels per norm.