Een externe vertrouwenspersoon inschakelen voor je organisatie

Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet als zodanig wettelijk verplicht. Wel ben je als werkgever vanuit de Arbowet verplicht om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, waaronder ongewenst gedrag. Een vertrouwenspersoon is daarin een veelgebruikte en breed geadviseerde voorziening. Daarnaast stellen sommige cao's, branchenormen en opdrachtgevers de aanwezigheid ervan als eis. Twijfel je of het voor jouw organisatie geldt? Dan kijken we in een gesprek samen wat er in jouw situatie van je wordt gevraagd.

Beide kunnen goed werken, en ze sluiten elkaar niet uit. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en de mensen. Dat is een voordeel, maar soms ook precies de drempel: collega's vragen zich af of iets echt binnenskamers blijft, of de vertrouwenspersoon zelf in een lastige positie komt. Een externe vertrouwenspersoon staat buiten de hiërarchie en heeft geen belang bij de uitkomst. Voor kleinere organisaties is een externe voorziening vaak ook simpelweg praktischer.

Niets, zonder toestemming van de medewerker. De vertrouwenspersoon deelt geen informatie met de werkgever, leidinggevende of collega's, tenzij de medewerker daar zelf toestemming voor geeft of er een wettelijke verplichting geldt (bijvoorbeeld bij een acuut gevaar of een strafbaar feit). De medewerker bepaalt of er iets gebeurt en wat er gebeurt. Een gesprek verplicht tot niets: je kunt komen om alleen te sorteren wat je meemaakt.

De vertrouwenspersoon vangt op, luistert, informeert over de mogelijkheden en begeleidt de medewerker als die stappen wil zetten, bijvoorbeeld bij een gesprek of een formele melding. Daarnaast signaleert de vertrouwenspersoon patronen richting de organisatie, geanonimiseerd. Wat een vertrouwenspersoon niet is: onderzoeker, rechter of bemiddelaar. De vertrouwenspersoon doet geen waarheidsvinding, spreekt geen oordeel uit over schuld en behandelt de klacht niet zelf. Dat hoort bij andere rollen, en die scheiding is er juist om de medewerker te beschermen.

Je ontvangt periodiek een geanonimiseerde rapportage. Daarin lees je hoeveel gesprekken er zijn gevoerd en welke thema's spelen, zonder namen, functies of herleidbare details. Zo krijg je zicht op wat er onder de oppervlakte leeft en kun je gericht bijsturen op je beleid, terwijl de vertrouwelijkheid richting individuele medewerkers overeind blijft. Zijn de aantallen zo klein dat een thema herleidbaar zou worden, dan wordt de rapportage op dat punt algemener gehouden.

We spreken vooraf af hoe de vertrouwenspersoon bereikbaar is en hoe je dit binnen je organisatie bekendmaakt. Dat laatste is belangrijker dan het lijkt: een vertrouwenspersoon die niemand kent, wordt niet gevonden op het moment dat het nodig is. Wij helpen bij de introductie en zorgen dat de bereikbaarheid en de rol voor iedereen helder zijn. Medewerkers nemen daarna zelf rechtstreeks contact op, zonder tussenkomst van hun leidinggevende of de organisatie.