Interne audits die verder gaan dan afvinken

De normen schrijven geen vaste frequentie voor, maar vragen dat je alle onderdelen van je managementsysteem met geplande tussenpozen audit. In de praktijk werkt een jaarlijkse auditronde voor de meeste organisaties goed, verdeeld over het jaar en afgestemd op je directiebeoordeling en de externe audit. Bij processen met een hoger risico of na een grote wijziging plannen we vaker. In het kennismakingsgesprek stellen we samen een auditprogramma op dat past bij je omvang en risico's.

Ja. De norm eist dat een auditor onafhankelijk is van het proces dat hij beoordeelt, niet dat hij bij je in dienst is. Juist bij kleine organisaties is dat intern nauwelijks te regelen: iedereen is betrokken bij alles. Een externe auditor lost dat op en brengt bovendien vergelijkingsmateriaal mee uit andere organisaties. Een certificerende instelling mag dit overigens niet doen bij een klant die zij ook certificeert, wij wel.

Een interne audit doe je voor jezelf: je toetst of je eigen afspraken werken en waar het beter kan. Een externe audit wordt uitgevoerd door een certificerende instelling en bepaalt of je het certificaat krijgt of houdt. De interne audit is daarmee je eigen kwaliteitscheck en tegelijk je beste voorbereiding op de externe audit. Wat wij vinden, vindt een auditor van de certificerende instelling meestal ook.

Dat is geen probleem, dat is de bedoeling. Een audit zonder enige bevinding is meestal een teken dat er niet goed genoeg gekeken is. Elke afwijking krijgt in het rapport een duidelijke omschrijving en onderbouwing, zodat je weet wat er precies aan de hand is. Vervolgens bepaal je zelf wie de opvolging oppakt en wanneer. Wij denken mee over de oorzaak, zodat je het probleem oplost in plaats van het symptoom.

Ja, en dat is vaak verstandig. Werk je met ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en VCA naast elkaar, dan overlappen die normen op veel punten: directiebeoordeling, documentbeheer, risico's, verbeteracties. Door gecombineerd te auditen bespaar je tijd op de werkvloer en voorkom je dat dezelfde vraag vier keer wordt gesteld. Onze auditors zijn thuis in meerdere normen tegelijk.

Dat hangt af van de scope, je omvang en het aantal normen. Voor een gemiddelde audit ben je als organisatie doorgaans een tot enkele dagdelen kwijt, verspreid over de betrokken medewerkers. Wij doen de voorbereiding, de uitvoering en het rapport, zodat de belasting van je team beperkt blijft. Je blijft ondertussen gewoon focussen op je business.